Dans notre article de février 2020 nous annoncions l’obligation d’émettre des factures électroniques en 2023, pour toutes les factures entre entreprises. C’est bien ce qui se prépare actuellement, et les choses se précisent très nettement.
Pour être valide, une facture électronique doit être créée, transportée, reçue et archivée sous forme électronique (une facture papier transformée en PDF avec un scanner N’EST PAS une facture électronique) ;
Une facture nativement créée en PDF est une facture électronique, mais n’en amènera pas tous les bénéfices pour automatiser les traitements. Des formats plus riches existent (FACTUR-X, UBL…) qui permettront d’automatiser la lecture du contenu et donc le traitement comptable ;
Il existe de nombreux formats de factures électroniques qui présentent tous certains avantages selon le contexte d’utilisation et le métier de l’entreprise émettrice : la richesse des informations qu’on y trouve est très variable : souvent, les 18 informations obligatoires d’une facture suffisent, alors que dans certains métiers il en faut plusieurs centaines. Si vos clients n’ont pas d’exigences particulières, vous êtes libre de choisir le plus simple.
Une première obligation est arrivée entre 2017 et 2020, s’appliquant à toutes les entreprises qui facturent à une collectivité ou établissement public. Cela concerne au total 200 millions de factures par an, qui désormais doivent impérativement être transmises par la plateforme nationale, le portail CHORUS-PRO. Il est désormais interdit d’adresser une facture papier ou une facture PDF par mail à une collectivité publique.
À partir de 2023, ce sera la règle pour toutes les factures entre entreprises. Le périmètre ne concernera donc plus 200 millions mais plus de 2 milliards de factures par an. Cette perspective a été fixée par la loi de finances 2020 (article 153) il y a un an, et la Direction Générales des Finances Publiques commence à en préciser les modalités pratiques.
À partir du 1er janvier 2023, toute entreprise aura l’obligation d’accepter de recevoir les factures électroniques. Ces factures reçues constitueront l’original fiscal et devront être archivées comme preuves. Même si un exemple papier est imprimé, pour des raisons internes au destinataire, celui-ci n’aura aucune valeur fiscale en cas de contrôle. En conséquence, l’archivage des originaux fiscaux sera un sujet à considérer dans votre organisation.
À partir du 1er janvier 2023, les entreprises devront progressivement émettre des factures électroniques pour la totalité de leurs factures. Cette obligation débutera entre janvier 2023 et janvier 2025 selon la taille des entreprises, et au plus tard le 01/01/2025 pour les PME et TPE.
À partir de cette échéance, la manière d’envoyer une facture électronique sera imposée : il ne sera plus possible d’envoyer simplement la facture par email au destinataire. Chaque entreprise devra choisir une « plateforme d’échange certifiée » qui acheminera ses factures en respectant des conditions réglementaires bien précises. En effet, ces plateformes auront pour mission de :
Une plateforme publique (CHORUS-PRO) proposera un service gratuit pour les cas les plus simples.
Différents formats de factures seront recevables, et même de simples factures PDF dans un premier temps, mais ce ne sera que temporaire : les véritables bénéfices de la facture électronique seront mesurables avec les formats contenant des données structurées, c’est-à-dire directement exploitables sans erreur par le logiciel du destinataire. À terme, il est bien prévu d’interdire les simples factures PDF (sans données structurées).
Mais dès maintenant, il faut vous intéresser à l’avenir de votre logiciel et vérifier, si ce n’est déjà le cas, qu’il saura s’adapter à cette future obligation. Si votre logiciel n’est plus mis à jour par son éditeur, il vous faut anticiper son remplacement.
Si votre logiciel présente toutes les garanties d’évolution, vous pouvez commencer à réfléchir aux conséquences de cette obligation sur votre organisation : vous devrez collecter impérativement certaines informations sur vos clients qui ne sont pas indispensables actuellement mais qui le deviendront (par exemple le numéro SIREN).
Nous continuerons à vous informer dans ce blog au fur et à mesure des précisions qui vont être apportées dans les prochains mois…
Fort d’une expérience de plus de 20 ans, 2LM-Conseils accompagne les chefs d’entreprises afin qu’ils n’aient qu’une seule chose sur laquelle se concentrer : leur activité et celle de leur entreprise
